我们在word2003中编辑文档的时候，输入文字时，经常遇到一小块文字需要重复输入，或一句短语在多个文件中频繁出现。这种情况下借助word2003提供的“自动图文集”功能可以使文本输入速度加快。

自动图文集能把常用的短语定义为词条，即用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑文档时，只需要输入相应的词条，word就可以把它自动转换成自动图文集中的内容。

使用自动图文集的步骤如下所述：

第一步，运行word2003，在菜单栏依次点击“视图”→“工具栏”→“自动图文集”命令，打开“自动图文集”工具栏。或直接在菜单栏依次点击“插入”→“自动图文集”命令来使用自动图文集。

第二步，在word文档中选中要定义为词条的文字如“本合同一式×份，双方签字盖章后生效”，点击自动图文集工具栏“新建”按钮，打开“创建自动图文集”对话框，为词条命名2-10个汉字“本合同一式”，并点击“确定”，如图一所示。

图一 新建“自动图文集”词条

第三步，将光标定位到word文档中适当位置，单击工具栏“所有词条”按钮。在下拉列表中选择正文，单击要插入的词条名称“本合同一式”，则“本合同一式×份，双方签字盖章后生效”自动输入到word文档中，如图二所示。

图二 插入自动图文集词条